TÜRKİYE SAĞLIK VE SOSYAL HİZMETLERİ KAMU GÖREVLİLERİ SENDİKASI KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. AMAÇ

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“POLİTİKA”) TÜRKİYE SAĞLIK VE SOSYAL HİZMETLERİ KAMU GÖREVLİLERİ SENDİKASI’nın (“VERİ SORUMLUSU”) veri sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Bu Politika, VERİ SORUMLUSU tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişilere ilişkin kişisel verileri kapsar ve VERİ SORUMLUSU’nun sahip olduğu ya da VERİ SORUMLUSU tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları hakkında ve tüm veri işleme faaliyetlerinde bu POLİTİKA uygulanır. İşbu POLİTİKA, VERİ SORUMLUSU’nun faaliyetleri çerçevesinde düzenlenmiş, asılları ve kopyaları dâhil tüm elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda bulunan belgeleri kapsar.

3. HUKUKİ DAYANAK VE YÜKÜMLÜLÜK

Bu POLİTİKA, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (”Kanun”) ve ilgili diğer mevzuat gereğince, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (“Yönetmelik”) 5. maddesine dayanarak ve VERİ SORUMLUSU kişisel veri işleme envanterine uygun olarak hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, çalışanların, çalışan adaylarının, vatandaşların ve herhangi bir nedenle VERİ SORUMLUSU nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak yönetilmektedir.

VERİ SORUMLUSU’nun bütün çalışanları işbu POLİTİKA’yı tam olarak anlamak ve uygulamakla yükümlüdür. POLİTİKA’nın uygulanmasından, ilgili birim yöneticileri, İrtibat Kişisi, Kişisel Verilerin Korunması Komitesi sorumludur.

4. TANIMLAR

Bu Politika kapsamında kullanılan terimler aşağıdaki anlamları ifade eder.

Aktif Kayıtlar:  VERİ SORUMLUSU’un işleyişi, idaresi ve yönetimi için halen kullanılmakta olan kayıtlardır.

Aktif Olmayan Kayıtlar : Kullanılmayan; ancak işlenmesi sonradan gerekebileceği için saklama süreleri sona ermemiş kayıtlardır.

Elektronik Ortam:  Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlardır.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlardır.

Fiziksel Yok Etme Optik veya manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesidir.

İkincil Mevzuat Kanun uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan herhangi bir yönetmelik, genelge, tebliğ, ilke kararı veya benzeri bir idari karar ya da genel görüşü ifade eder.

İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

Karartma/Maskeleme Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması, buzlanması, yıldızlanması gibi işlemleridir.

Kayıt Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır.

Periyodik İmha Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda bu Politikada belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir.

Silme Kişisel verilerin İlgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

VERBİS Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemidir.

Burada yer verilmeyen terimlerin, Kanun, Yönetmelik ve diğer ikincil mevzuatta yer alan anlamda kullanıldığı kabul edilir.

5. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI

VERİ SORUMLUSU’nun tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce POLİTİKA kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları aşağıdaki şekildedir:

ÜNVANI GÖREVİ

Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi VERİ SORUMLUSU nezdinde POLİTİKA’nın yürütülmesinden sorumludur.

Kişisel Verilerin Korunması Komitesi POLİTİKA’nın hazırlanması, yürütülmesi, yayınlanması, geliştirilmesi ve güncellenmesinden sorumludur.

Birimler Görev alanı çerçevesinde POLİTİKA’nın uygulanmasından sorumludur.

6. KAYIT ORTAMLARI

VERİ SORUMLUSU bünyesinde kişisel verilerin kayıt ortamları aşağıda belirtilmiştir:

6.1. Elektronik Kayıt Ortamları

Ses kayıtları, fotoğraflar, videolar ve görsel ve işitsel ortamlar dahil birçok ortamda yer alan kişisel veriler; doğru, güncel ve kişisel verileri işlemesi gereken kişilerce erişilebilir olacak şekilde, yetkisiz üçüncü kişilerce erişimi ve işlemeyi engelleyecek düzeyde güvenli elektronik ortamlarda saklanabilir.

Elektronik ortamlar, sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım vb.), yazılımlar (ofis yazılımları, portal vb.), bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit, engelleme, günlük kayıt dosyası, anti virüs vb.), yedekleme kartuşları, kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü), mobil cihazlar (telefon, tablet vb.), optik diskler (CD, DVD vb.), çıkartılabilir bellekler (USB, hafıza kartı vb.) ve yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi vb. diğer elektronik veri kayıt ortamlarıdır.

6.2. Elektronik Olmayan Kayıt Ortamları

• Yazılı, basılı ortamlar ve manuel veri kayıt sistemleri gibi elektronik olmayan kayıt ortamları, fiziksel kayıtlar, kağıt üzerindeki kayıtlar, fotoğraflar ve sözleşmeler gibi kağıt, mikro fiş ve benzeri ortamlarda bulunan kayıtlardan oluşur.

• Aktif kayıtlar ve kolayca erişilmesi gereken kayıtlar VERİ SORUMLUSU’nun ofis ortamında depolanabilir.

• Aktif olmayan kayıtlar VERİ SORUMLUSU’nun arşivlerine gönderilir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

7.1. Saklama ve İmhaya İlişkin Hukuki Sebepler

VERİ SORUMLUSU kişisel verileri aşağıdaki şartlar gereğince işlemekte, saklamakta ve ilgili şartların gerçekleşmesi durumunda imha yöntemlerini kullanarak silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir:

• İlgili kişinin açık rızasının varlığı

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

• İlgili kişinin temek hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

7.2. Saklamayı Gerektiren Amaçlar

VERİ SORUMLUSU, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır:

• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

• İş Sağlığı Ve Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Talep / Şikâyetlerin Takibi

• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

7.3. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler aşağıda belirtilen hallerde VERİ SORUMLUSU tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha yöntemleri kullanılarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun VERİ SORUMLUSU tarafından kabul edilmesi,

• VERİ SORUMLUSU, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikayette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

8. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER

• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.

• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır. 

• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir. 

• Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir. 

• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir. 

• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır. 

• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. 

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.  

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. 

• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. 

• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. 

• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır. 

• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır. 

• Şifreleme yapılmaktadır.

• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.

9. SAKLAMA VE PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

VERİ SORUMLUSU, kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasına ilişkin herhangi bir süre öngörülmemiş ise, kişisel veriler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi gereğince işlenmesinin gerektiği ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar işlenmektedir. Bu çerçevede öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verinin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar, yoksa kişisel verinin işlendiği amaç için gereken süre kadar ilgili kişisel veri saklanmaktadır. Saklama sürelerinin sonunda kişisel veri, periyodik imha sürelerine veya ilgili kişinin başvurusuna göre ve belirlenmiş olan imha yöntemlerine göre silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.

VERİ SORUMLUSU tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçler ve birimlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer alır.

Kişisel verilerin saklanma ve imha süreleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

VERİ SORUMLUSU, Yönetmelik gereğince periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Politika bağlamında, saklama takvimi kaydın oluşturulduğu takvim yılının sonunda başlar. Saklama süresi dolmuş kayıtlar VERİ SORUMLUSU’nda her yıl Haziran ve Aralık aylarında olmak üzere iki kez gerçekleştirilen periyodik imhaya tabi tutulur. Bir kişisel verinin işleme amacının ortadan kalktığı tarih bu iki dönemden hangisine daha yakınsa o dönemde İmha edilir.

10. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ

VERİ SORUMLUSU tarafından KANUN ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda, VERİ SORUMLUSU tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak silinerek, yok edilerek veya anonim hale getirilerek imha edilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde;

• İlgili mevzuatta kişisel verilerin işlenmesinde uyulması gerekli görülen genel ilkelere,

• Veri sorumlularının veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri kapsamında alınması gereken idari ve teknik tedbirlere,

• Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına,

• Kişisel verilerin saklanması ve imhası politikasına uygun hareket edilmektedir.

10.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

VERİ SORUMLUSU, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

Silme işlemi için öncelikle silme işlemine konu teşkil edecek kişisel veriler belirlenmekte ve her bir kişisel veri için ilgili kullanıcılar tespit edilmektedir. Bunu takiben ilgili kullanıcıların erişim, geri getirme ve tekrar kullanma gibi yetkileri ve kullandıkları yöntemler tespit edilerek işbu yetkiler ortadan kaldırılmaktadır.

Verilerin silinmesi ile ilgili aşağıdaki yöntemler kullanılır:

a) Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri

Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat edilir.

b) Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

c) Merkezi Sunucuda Yer Alan Kişisel Veriler

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması sağlanır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına da dikkat edilir.

d) Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Taşınabilir medyalarda taşınan veriler şifreli olarak saklanmakta ve bu araçlarda gizli seviyede hiçbir veri taşınmamaktadır. Taşınabilir ortamda olan kişisel veriler, söz konusu donanıma uygun yazılımlar ile silinir.

e) Veri Tabanları

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırlar veri tabanı komutları ile silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

10.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. VERİ SORUMLUSU, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

Kişisel veriler, verilerin bulunduğu tüm kopyaların tespit edilmesi ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerden bir ya da birkaçının kullanılmasıyla tek tek yok edilir.

a) Yerel Sistemler

Yerel sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılır.

● De-manyetize Etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

● Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Katı hal diskler bakımından üzerine yazma veya de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medyanın da fiziksel olarak yok edilmesi sağlanır.

● Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.

b) Çevresel Sistemler

Ortam türüne bağlı olarak kullanılan yok etme yöntemleri aşağıda yer almaktadır:

● Flash tabanlı ortamlar: Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) ara yüzüne sahip olanlarının, destekleniyorsa komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

● Manyetik disk gibi üniteler: Verileri esnek (plaka) ya da sabit ortamlar üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi sağlanır.

● Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları): Taşınabilir akıllı telefonlardaki sabit hafıza alanlarında silme komutu bulunmakta, ancak çoğunda yok etme komutu bulunmamaktadır. Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

● Optik diskler: CD, DVD gibi veri saklama ortamlarıdır. Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi sağlanır.

● Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı çevre birimleri: Tüm veri kayıt ortamlarının söküldüğü doğrulanarak özelliğine göre Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

● Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı gibi çevre birimleri: Söz konusu sistemlerin çoğunda silme komutu bulunmakta, ancak yok etme komutu bulunmamaktadır. Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

● Bulut Sistemler:  Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması gerekmektedir. Bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi sağlanır.

10.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiyi işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır. Diğer bir ifadeyle anonim hale getirilmiş veriler bu işlem yapılmadan önce gerçek bir kişiyi tespit eden bilgiyken bu işlemden sonra ilgili kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale gelmiştir ve kişiyle bağlantısı kopartılmıştır.

VERİ SORUMLUSU, kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesi sürecinde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin Silinmesi Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelikte belirtilen esaslara ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun konuya ilişkin yayınladığı rehberdeki yöntemlere uygun olarak yapılır.

VERİ SORUMLUSU, bir kişisel verinin silinmesi ya da yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesine karar verilebilmek için aşağıdaki şartların yerine getirilmesini arar ve işbu şartların yerine getirilmiş olmasını sağlar:

● Anonim hale getirilmiş veri kümesinin bir başka veri kümesiyle birleştirilerek anonimliğin bozulmaması,

● Bir ya da birden fazla değerin bir kaydı tekil hale getirebilecek şekilde anlamlı bir bütün oluşturmaması,

● Anonim hale getirilmiş veri kümesindeki değerlerin birleşip bir varsayım veya sonuç üretebilir hale gelmemesi.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

VERİ SORUMLUSU tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında uygulanmak üzere yürürlükteki mevzuatla uyumlu olarak hazırlanan bu POLİTİKA, VERİ SORUMLUSU görevlendirme ve kararları ile yürürlüğe konulmuştur.

Bu POLİTİKA VERİ SORUMLUSU’nun internet sayfasında yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.  Bu Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.